آئین‌نامه‌های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و
مواد 14- 17- 19- 20- 24- 28- 37 و 53 قانون
دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتر یاران
مصوب 17/10/1354 با اصلاحات الحاقات بعدی

ماده 1- در تصدیق اجتهاد صادره از مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید و صحت صدور آن به تایید شورای عالی قضائی رسیده باشد.
ماده 2- به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاکی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمی‌شود.
ماده 3- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای انتخاب سر دفتر اسناد رسمی در شهریور ماه هر سال طی آگهی در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار مرکز، مراتب را به اطلاع متقاضیان خواهد رسانید. متقاضیان واجد شرایط مکلفند تا آخر مهرماه تقاضای خود را به سازمان ثبت یا اداره ثبت محل تسلیم دارند و حداکثر تا پایان آذرماه هر سال از کلیه داوطلبان واجد شرایط به وسیله هیات منتخب به پیشنهاد سازمان و تصویب شورای عالی قضائی ثبت به نحو مقتضی اختبار به عمل خواهد آمد و سپس تعداد لازم را از بین داوطلبان مذکور انتخاب خواهد نمود.
ماده 4- 1- هر یک از سر دفتران مذکور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمی هر موقع خود را واجد یکی از شرایط مذکور در ماده 6 تشخیص دهد می‌تواند تقاضای تطبیق وضع خود را با ارسال مدارک لازم به ثبت محل یا سازمان ثبت اسناد و املاک در مرکز تسلیم کند به این تقاضاها بدون رعایت تشریفات مذکور در ماده 3 این آئین نامه رسیدگی و ابلاغ لازم صادر خواهد شد.
2- مورد دفتریارانی که بر اساس قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی به سردفتری مرفع شده ولی عملاً به سر دفتری اشتغال نیافته‌اند با رعایت مهلت مقرر در ماده 8 قانون در صورت وجود محل می‌توان آنان را به تصدی دفترخانه‌ای که متناسب با درجه آنان باشد انتخاب کرد. در صورتی که درجه این قبیل سر دفتران کمتر از درجه یک باشد تصدی آنان در دفترخانه‌های درجه یک منوط به احراز یکی از شرائط مندرج در ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی و صدور ابلاغ برای آنان هست.
ماده 5- دفتر یاری که به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی پیشنهاد می‌شود هر گاه سابقه دفتر یاری نداشته باشد و یا سابقه او در دفتر یاری اول یا دوم کمتر از یک سال باشد هیاتی که از طرف سازمان ثبت تعیین می‌شود از فرد پیشنهاد شده به نحو مقتضی امتحان و مصاحبه به عمل آورده و در صورت پذیرفته شدن در امتحان و تشخیص شایستگی با رعایت ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمی ابلاغ نامبرده از طرف سازمان ثبت صادر خواهد شد.
ماده 6- کفیل دفترخانه‌ای که سر دفتر آن فوت یا به انفصال دائم محکوم یا غیبت غیر موجه دارد حق تنظیم و ثبت سند جدید در دفاتر مورد کفالت را ندارد و تکمیل اسناد ناقص نیز موکول به کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود.
تبصره- در مورد درآمد دفترخانه در مدت کفالت به ترتیب مقرر در ماده 47 قانون عمل خواهد شد.
ماده 7- سوگندنامه مندرج در ماده 16 قانون دفاتر اسناد رسمی به شرح ذیل است:
(اینجانب امضاء کننده ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند یاد می‌کنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی را محترم شمرده در کمال بی طرفی و پاکدامنی به وظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم).
ماده 8- مراسم سوگند با حضور رئیس سازمان ثبت و معاونین او و رئیس یا هیات مدیره کانون سر دفتران و مدیر کل امور اسناد و سر دفتران و معاون او یا در صورت اقتضاء با حضور یکی از مقامات نامبرده در فوق به عمل خواهد آمد.
ماده 9- 1- شروع به کار سر دفتران و دفتریاران منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به موجب سند رسمی انجام گیرد.
2-مبلغ مورد ضمانت در مورد سر دفتر 500000 ریال و در مورد دفتر یاران اول و دوم 250000 ریال است.
3- مشمولین این ماده می‌توانند به جای معرفی ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کنند.
4- ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سر دفتران و دفتر یاران و یا پرداخت محکومیت‌های نقدی دادگاه انتظامی است و این موضوع باید در سند تصریح شود.
5- تبدیل تضمین جایز است.
ماده 10- در صورتی که مال غیر منقول مورد وثیقه به مناسبت اجراء ماده 9 کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا به جهتی از جهات از اعتبار و یا ارزش خود بیفتد سر دفتر یا دفتر یار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه تضمین خود را تجدید نماید و الا اجازه اشتغال از او سلب خواهد شد.
تبصره- هر گاه اعتبار ضامن به جهتی از بین برود یا متزلزل شود ادامه کار سر دفتر یا دفتر یار موکول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه به شرح ماده 9 خواهد بود. همین حکم در موردی هم جاری است که ارزش یا میزان تضمین به جهتی از جهات کاهش یابد.
ماده 11- دفتر خانه‌ها باید دارای دفاتر ذیل باشند:
1- یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمپ شده و اسناد در آن ثبت می‌شود.
2- دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ سند خواهد بود.
3- دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه‌های مزبور در آن قید می‌شود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد.
4- دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرائی خلاصه معاملات.
5- دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار.
6- دفتر گواهی امضاء.
ماده 12- 1- دفاتر گواهی امضاء مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را به هزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.
2-دفاتر مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته‌های مالی نیستند، مقصود از نوشته‌های مالی نوشته‌هائی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضاء شده عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکت‌های ثبت شده باشد.
3- در مورد تصدیق صحت امضاء مواد 64 و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاک لازم‌الرعایه است.
ماده 13- در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سر دفتر کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سر دفتری و یا سر دفتران همان حوزه ثبتی توسط ثبت منطقه تعیین می‌گردد.
ماده 14- 1- میزان مرخصی سالانه سر دفتر یا دفتر یار یک ماه است.
2-ابلاغ مرخصی سر دفتر و دفتر یار در منطقه ثبتی تهران از طرف سازمان ثبت و در سایر مناطق ثبتی از سوی مدیر کل ثبت منطقه صادر می‌گردد.
صدور ابلاغ مزبور موکول به درخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است.
3-در صورتی که سر دفتر یا دفتر یار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می‌شود و می‌تواند از مجموع آنها به شرط آنکه از چهار ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند. در این صورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت می‌باشد.
ماده 15 – در صورتی که سر دفتر یا دفتر یار به لحاظ عارضه بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد باید با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. در صورتی که مدت بیماری بیش از یک ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط به گواهی هیات پزشکی به انتخاب سازمان ثبت خواهد بود.
ماده 16- صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از کشور موکول به اعلام نتیجه بازرسی دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است مگر در موارد ضروری که در این صورت سازمان ثبت باید با اخذ ضامن یا تضمین کافی اقدام به صدور ابلاغ مرخصی نماید.
ماده 17- دفتر یار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل می‌باشد و تعیین وی با واحد ثبت محل است.
تبصره- تغییر دفتر یار از یک دفتر خانه به دفتر خانه دیگر با موافقت هر دو سر دفتر و تصویب سازمان ثبت جایز است.
ماده 18- در نقاطی که دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یکی از کارمندان به تعیین رئیس ثبت محل می‌شود.
ماده 19- جز در موارد تنظیم سند جدید و تکمیل سند ناقص گواهی امضاء و فسخ سند در سایر موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطیل آن بعهده اداره ثبت است.
تبصره- در مورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم شده در دفتر ی که در حال تعطیل است ثبت محل می‌تواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیت‌دار صادر نماید.
ماده 20- رسیدگی مقدماتی در اطراف شکایات واصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورت مجلس در محل آغاز می‌گردد. مامور تحقیق ضمن ارسال صورت مجلس تنظیم شده گزارش ماموریت خود را برای صدور دستور مقتضی به اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال می‌دارد.
ماده 21- در موردی که گزارش‌های واصل علیه سر دفتران و دفتر یاران حاکی از وقوع تخلف باشد هر گاه تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم کافی و وقوع تخلف به نظر اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامی سر دفتران و در مناطق ثبت نزد کسی که وظایف دادستان انتظامی را در محل انجام می‌دهد ارسال می‌دارد.
ماده 22- هر گاه تحقیقات انجام شده کافی نباشد و نیز در مورد شکایات واصل علیه سر دفتران و دفتر یاران اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور وسیله یکی از مامورین خود یا سایر مامورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا ثبت محل تحقیقات لازم را انجام می‌دهد. در صورتی که وقوع تخلف به نظر آن اداره محرز بود به تکلیف مقرر در قسمت اخیر ماده 21 عمل می‌شود.
ماده 23- دادستان انتظامی در صورتی که نقصی در پرونده ملاحظه نکند به تنظیم کیفرخواست مبادرت می‌نماید در غیر این صورت پس از رفع نقص وسیله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک به تکلیف مزبور عمل می‌کند. در کیفرخواست باید علاوه بر مشخصات کامل متخلف جریان وقوع تخلف و مواد مورد استناد تصریح گردد.
ماده 24- کیفرخواست وسیله مامور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ می‌شود ترتیب ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و سایر اخطارات بر اساس مقررات آئین‌ دادرسی مدنی می‌باشد.
ماده 25- 1- مدت پاسخ متخلف به کیفرخواست ده روز از تاریخ ابلاغ می‌باشد. این مهلت به تقاضای متخلف و تصویب مدیر کل منطقه ثبت و در تهران با تصویب مدیر کل امور اسناد یکبار برای ده روز قابل تمدید است.
2-تخلف در پاسخ کیفر خواست باید کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود می‌داند همراه لایحه به ثبت محل، به اداره کل امور اسناد سازمان تسلیم کند.
ماده 26- هر گاه ضمن رسیدگی مقدماتی موضوع رسیدگی بزه تشخیص شود مراتب با تصریح جهات امر به مرجع صالح قضائی اعلام می‌شود. در صورتی که مرجع صالح قضائی موضوع را بزه تشخیص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه به مقررات مربوط مورد رسیدگی قرار خواهد داد. در این صورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مراجع قضایی مشمول مرور زمان نخواهد شد.
ماده 27- 1- حکم دادگاه انتظامی به متخلف و دادستان ابلاغ می‌شود.
2-در صورتی که حکم مبنی بر محکومیت متخلف به مجازات‌های انتظامی درجه 3 و بالاتر از آن باشد متخلف می‌تواند ظرف مدت ده روز نسبت به آن به دادگاه تجدیدنظر انتظامی شکایت کند. این شکایت به دادگاه بدوی انتظامی تسلیم می‌شود. دادگاه اخیرالذکر پرونده را همراه با شکایت مزبور به دادگاه تجدیدنظر انتظامی ارسال می‌دارد.
3- مدت شکایت دادستان نیز نسبت به حکم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.
ماده 28- در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدیدنظر و دادستان و دادیاران و اعضاء علی‌البدل موارد بر همان است که در بندهای 1 و 2 و 3 و 4 و 5 و 6 ماده 208 قانون آئین‌دادرسی مدنی پیش‌بینی شده است.
ماده 29- الف- تخلفات ذیل موجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است:
1- تاخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتی که زائد بر یک هفته نباشد. در صورت تاخیر زائد بر یک هفته به مجازات مقرر در بند ب و در صورت تاخیر زائد بر پانزده روز متخلف و به مجازات مقرر در بند ج این ماده محکوم خواهد شد.
2- تاخیر در ارسال آمار به مراجع مربوطه و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب محکوم خواهد شد.
3- عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب محکوم خواهد شد.
4- اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات در بند ب و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد.
5- تمرد دفتر یار از انجام دستور قانونی سر دفتر برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد.
6- رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند ب و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد.
ب- تخلفات ذیل موجب جریمه از پنج هزار ریال تا پنجاه هزار ریال است.
1- غیبت غیر مجاز یا غیر موجه تا مدت سه روز و بیش از آن به مجازات مقرر در بند ج محکوم خواهد شد.
2- تاخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه و اطلاع نامه نکاح و طلاق به اداره ثبت احوال.
3- خودداری غیر موجه از صدور اجرائیه و یا صدور اجرائیه به صورت ناقص به نحوی که موجب تاخیر در کار شود.
4- عدم رعایت مواد مربوط به تشکیلات دفترخانه.
5- قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن به صندوق ثبت.
6- امتناع از ثبت واقعه ازدواج و طلاق و ثبت سند هر چند دلیل امتناع کتباً به متقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسائل نظری نبوده واقعاً باید سند تنظیم می‌شده.
7- خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک به اشخاصی که حق دریافت آنها را دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت آنها را ندارند.
ج- تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است:
1- کسر پرداختی در صورتی که با توجه به موازین آن عرفاً اشتباه محاسبه تلقی نشود.
2- بردن دفتر اسناد رسمی برای ثبت به خارج از محل دفترخانه بدون مجوز قانونی.
3- ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه‌های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق.
4- امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیم‌نامه.
5- امتناع از ارسال آمار.
6- تقصیر در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت در صورت احراز سوء نیت.
7- ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردی که تکلیف به استعلام دارد.
8- تنظیم سند بر خلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها.
9- امتناع از معرفی دفتر یار مورد قبول سازمان ثبت ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین می‌نماید.
10- عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی.
11- تمرد از اجرای دستورات صادره و خودداری از قبول کفالت دفاتر دیگر در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف می‌شود.
د- تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:
1- امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول وسیله واحد ثبتی یا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
2- امتناع از ثبت سند در صورتی که کتباً دلیل امتناع را به متقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.
3- تنظیم سند بر خلاف مقررات و بشخنامه‌ها و دستورالعمل‌ها بیش از یکبار.
4- عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی در صورت تکرار.
5- دخالت مستقیم یا غیر مستقیم سر دفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار، متخلف به مجازات مقرر در بند هـ این ماده محکوم خواهد شد.
6- عدم مخالفت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم یا غیر مستقیم سر دفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به سازمان ثبت اسناد و ثبت محل برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند هـ این ماده محکوم خواهد شد.
هـ - تخلفات ذیل موجب انفصال دائم:
1- قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
تبصره- در صورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف، دادگاه می‌تواند کیفر‌ او را بر حسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.
2- گرفتن وجوهی غیر از آنچه در قوانین و مقررات تجویز گردیده است. [7]
ماده 30- 1- محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعایت فواصل مناسب تعیین می‌شود.
2-ساعات کار دفترخانه به تناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و به دفترخانه ابلاغ می‌شود.
3- دفترخانه باید متناسب حجم کار خود علاوه بر اتاق‌های کافی برای استقرار سر دفتر و دفتر یار و کارکنان دفترخانه، محل برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.
ماده 31- سهمیه دفتر یار از محل درآمد حق‌الثبت تا ششصد ریال تمام آن و از ششصد ریال تا بیست هزار ریال دو سوم درآمد مزبور می‌باشد و بقیه سهم سر دفتر خواهد بود. و درآمد بیش از بیست هزار ریال در اختیار سر دفتر می‌باشد تا به ترتیبی که مقتضی بداند بر اساس لیستی که تنظیم می‌کند برای کمک و اعاشه به کارکنان دفترخانه پرداخت نماید.
تبصره- در صورتی که دفترخانه فاقد دفتر یار باشد سهم دفتر یار نیز متعلق به سر دفتر خواهد بود.
ماده 32- هر گاه دفتر یار زائد بر یک نفر باشد حقوق او به عهده سر دفتر است.