ماده 18- کلیه اسناد در دفترخانه‌های اسناد رسمی و در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می‌شود تنظیم و فقط در یک دفتر که به نام دفتر سر دفتر نامیده می‌شود ثبت می‌گردد و ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سر دفتر و دفتر یار خواهد رسید مگر آنکه دفتر خانه فاقد دفتر یار باشد.
ماده 19- هر دفترخانه علاوه بر دفتر سر دفتر که یک نسخه است دارای دفاتر دیگر که نوع و عنوان و تعداد و نحوه تنظیم و نگهداری آن طبق آئین‌نامه معین می‌شود خواهد بود.
ماده 20- دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته‌های عادی است و نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده 375 آئین‌دادرسی مدنی مسلم‌الصدور شناخته می‌شود.
وزارت دادگستری آئین‌نامه لازم را برای گواهی امضاء تهیه و تصویب خواهد کرد.
ماده 21- اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه می‌شود و به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگهداری شود. متعاملین می‌توانند از اصول اسناد رونوشت یا فتوکپی اخذ نمایند. در مواردی که نسبت به سند ادعای جعل و یا ادعای عدم مطابقت فتوکپی یا رونوشت یا اصل سند شده باشد دفاتر اسناد رسمی مکلفند به درخواست مراجع صالح قضائی اصل سند را لاک و مهر شده موقتاً به مرجع قضائی مذکور ارسال دارند. و هر گاه مراجع مذکور ملاحظه دفتر را لازم بدانند می‌توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه کنند.
ماده 22- سر دفتران و دفتر یارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذینفع مسئول خواهند بود. هر گاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازات‌های مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند. دعاوی مربوط به خسارات ناشی از تخلفات سر دفتران و دفتر یاران تابع قوانین و مقررات عمومی خواهد بود.
ماده 23- سر دفتر مسئول کلیه امور دفترخانه است و دفتر یار اول مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف سر دفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می‌شود. در مورد اخیر سر دفتر و دفتر یار مسئولیت مشترک خواهند داشت. در هر مورد که بر اساس مقررات این قانون دفتر یار به جای سر دفتر انجام وظیفه می‌کند مسئولیت دفتر یار همان مسئولیت سر دفتر است و همین حکم در مورد سر دفتری که کفالت دفترخانه دیگری را به عهده دارد نسبت به امور کفالت جاری خواهد بود.
ماده 24 – سر دفتران و دفتر یاران می‌توانند از مرخصی و معذوریت استفاده نمایند. نحوه استفاده از مرخصی و معذوریت و مدت آن به موجب آئین‌نامه‌ای خواهد بود که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک شور و کانون سر دفتران تهران تهیه و به تصویب وزارت دادگستری خواهد رسید.
ماده 25- در موارد مرخصی- بیماری- تعلیق- انفصال موقت و معذوریت دفتر یار و نیز در مواردی که دفتر یار کفالت دفترخانه را طبق این قانون عهده‌دار شود در صورتی که دفترخانه دارای دفتر یار دوم باشد امور مربوط به دفتر یار به عهده دفتر یار مزبور خواهد بود و هر گاه دفتر یار دوم نباشد تا دو ماه وظایف دفتر یار را خود سر دفتر انجام می‌دهد و اگر مدت‌های بالا زائد بر دو ماه باشد کفالت امور دفتر یار موقتاً به عهده دفتر یار دفترخانه دیگری گذارده خواهد شد. نحوه کفالت و انتخاب دفتر یار کفیل به موجب آئین‌نامه مندرج در ماده 24 تعیین خواهد شد.
ماده 26- در مواردی که سر دفتر یا دفتر یار کفیل دفترخانه طبق حکم دادگاه انتظامی به انفصال دائم یا سلب صلاحیت محکوم و یا مستعفی یا بازنشسته می‌شود و بالنتیجه دفترخانه تعطیل می‌گردد. مسئول دفترخانه باید بلافاصله اقدام به تحویل کلیه دفاتر و اسناد و اوراق مربوط به دفترخانه بنماید و نیز کلیه وجوه و اوراق بهادار که به هر عنوان به او سپرده شده طبق دستور ثبت محل به دفتر یار دفترخانه یا به دفترخانه‌ای که تعیین می‌شود حسب مورد تحویل دهد در صورت امتناع به شش ماه الی یک سال حبس جنحه‌ای محکوم خواهد شد و همین حکم در مورد سر دفتر یا دفتر یاری که به علت بیماری یا حادثه قدرت لازم را برای انجام وظیفه به تشخیص پزشک و تایید سازمان ثبت اسناد و املا کشور از دست داده باشد در صورت امتناع نیز جاری است.
ماده 27- در موارد مذکور در ماده 26 در صورتی که سر دفتر و دفتریار از تحویل دفاتر و اوراق و سوابق مربوط خودداری نمایند علاوه بر تعقیب آنها به شرح ماده 28 رئیس ثبت محل یا نماینده او باید با حضور نماینده دادستان شهرستان دفاتر و اوراق و سوابق را در هر محل که باشد ولو در غیاب سر دفتر و دفتر یار با تنظیم صورت مجلس به جانشین آنها تحویل دهند و یا به اداره ثبت منتقل نمایند.
ماده 28- در صورت فوت سر دفتر یا دفتر یار کفیل دفترخانه، رئیس ثبت محل یا نماینده او با حضور نماینده دادستان و در نقاطی که دادسرا نباشد با حضور دادرس دادگاه بخش یا نماینده او دفاتر و اوراق مربوط به دفترخانه را با تنظیم صورت مجلس به سر دفتر کفیل و یا به مسئول تعیین شده از طرف رئیس ثبت موقتاً تحویل خواهند داد و در مورد فوت دفتریار نیز به ترتیب بالا اسناد و اوراق به دفتر یار جانشین و یا موقتاً به سر دفتر تحویل خواهد شد. در هر مورد که طبق مقررات این قانون دفتریار باید به جای سر دفتر انجام وظیفه کند اگر دفتریار واجد شرایط در محل وجود نداشته باشد دفتر خانه موقتاً تعطیل و به شرح این ماده عمل خواهد شد. ترتیب انجام امور مربوط به دفترخانه در زمان تعطیل به موجب آئین‌نامه تعیین می‌شود.
ماده 29- سر دفتران و دفتر یاران مکلفند علاوه بر رعایت تکالیف قانونی از نظاماتی که وزارت دادگستری برای آنها مقرر می‌دارد متابعت نمایند همچنین مواد 49 تا 69 قانون ثبت اسناد و املاک در مورد مسئولان دفتر نسبت به سر دفتران و دفتر یاران و سر دفتران ازدواج و طلاق نیز جاری است.
ماده 30- سر دفتران و دفتر یاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضا کننده اعلام نمایند.
ماده 31- سر دفتران و دفتر یاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آنها هستند و یا با آنها قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آنها هستند ثبت نمایند و در صورتی که در محل دفترخانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفترخانه در حوزه آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آنها با توضیح مراتب در ذیل آن در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهد شد.